¿Cómo Puedes Construir un Negocio Bajo Control?
Según Donald Trump, si no tiene el control, no inicia ningún negocio. Después de tener experiencia propia dirigiendo empresas estoy seguro que puede llegar a ser muy complicado si no tenemos una fórmula que resuelva cada situación.
Voy a exponer algunos puntos que son fundamentales a la hora de emprender tu propio negocio o mejorarlo, sea chico o mediano, en términos que cualquiera pueda realizarlo.
Estos son los puntos a considerar para que todo ande sobre ruedas:
1. Metas claras
2. Planificación con objetivos paso a paso
3. Procedimientos adecuados
4. Responsabilidad designada
5. Medición de resultados
6. Puesta en automático
*Metas
Primero lo primero: tus metas. Serán tu objetivo a conseguir, mientras el blanco sea más preciso, errarás menos. Trabaja siempre con números: cantidad de clientes, ingresos por ventas o distribución, porcentaje de crecimiento, etc. Que tu meta sea alta es fundamental. Cuando el objetivo es pequeño los resultados son pequeños.
Si tu objetivo es muy alto y te esfuerzas por conseguirlo, aún cuando no lo consigas te acercarás y será mucho mejor que con objetivos chicos.
Ten presente que tus metas van a ir cambiando conforme vayas logrando resultados: crecerán y se harán más grandes y/o se redefinirán para mejorar el objetivo en sí. Es importante ser dinámico y ajustarse a las circunstancias que irán ocurriendo, siempre con el objetivo en claro a conseguir.
*Planificación
Recomiendo la planificación con objetivos cortos o paso a paso. Te permitirá programar tus estados de avance. Cada estado es un peldaño logrado o una meta intermedia hacia tu meta final. Por ejemplo: si tienes un sitio web que ofrece productos o servicios y planificas conseguir un mínimo de 5.000 visitas mensuales
de aquí a un año, tu objetivo a 1 mes puede ser llegar a 150 visitas, a 2 meses 300 visitas, a 3 meses 600 visitas. En realidad estás dividiendo tu meta grande en fracciones para hacer más sencilla tu tarea. Después de todo es más fácil aprender a hacer primero 150 visitas que 5.000 de una sola vez.
Ahora que tienes el paso a paso, queda definir un conjunto de estrategias y tareas precisas a cumplir para alcanzar cada estado.
Siempre sigo el siguiente consejo: preparen disparen apunten. Es decir hago un plan y lo ejecuto sin esperar demasiado el momento adecuado . Con los resultados obtenidos en primera instancia los analizo y voy realizando los ajustes. Dicho de otra forma, cuando lleguen tus primeros resultados sabrás si tu estrategia va hacia el objetivo. Es el momento de corregir y realizar ajustes, para que cada meta se consiga en tiempo y materia.
*Procedimientos adecuados
Para que tu personal sepa exactamente qué hacer, deberás crear un conjunto de tareas y acciones que serán realizadas oportunamente. Si tu negocio ya existe necesitarás
de un manual de procedimientos.
Lastimosamente, un alto porcentaje de microempresas y empresas pequeñas no tienen un manual de funciones ni de procedimientos. Crearlo toma mucho tiempo, recursos y su implementación no siempre será sencilla. Si la rotación de personal es constante o manejas personal eventual, tu tiempo se verá comprometido explicando una y otra vez lo que se tiene que hacer. Si no eres tú, probablemente alguien a cargo lo tiene que hacer. Por ejemplo: cuando en un restaurante falla alguien en la cocina, puede ser crítico no contar con un reemplazo inmediato puesto que se requiere de un periodo de entrenamiento para subsanar la falta.
Una solución inmediata y de fácil implementación es empleando la tecnología a nuestro servicio. Presta atención.
Consigue una grabadora de bolsillo MP3 (cuesta unos $us 30.-) y comienza a grabar con tu voz cada procedimiento. Si algún empleado entra a tu oficina y pregunta la forma de resolver algún evento particular o te pregunta cómo hacer algo, nuevamente grábate mientras se lo explicas. Luego, este material lo colocas en algún computador de tu negocio o lo subes a Internet para que lo oigan desde cualquier lugar (por supuesto, protegido por contraseña). También puedes usar un servicio de transcripción de los tantos que existen en Internet. Te cobrarán por hora transcrita.
Poco a poco tendrás un manual completo de procedimientos.
Una extensión de esta herramienta es la cámara de video. Una sencilla basta (aprox. $us 100.-). Por ejemplo: si tienes un restaurante, filma la preparación los platos de tu menú. Así, cuando te falle el cocinero, podrán solucionarlo de inmediato. Se aplica a cualquier tipo de negocio. Si gustas, también puedes subir videos a Internet en Youtube. Para el caso en que tengas sucursales en diferentes ciudades, esta herramienta es fantástica, podrás homogeneizar el trabajo en cada sucursal.
Fin Primera Parte
Iván Loredo
www.TallerFinanciero.com
